Pelaksanaan Taklimat Lawatan Tapak/Mesyuarat Jawatankuasa Perolehan Secara Video Conferencing (VC):

1. Mesyuarat Lembaga Perolehan dan Jawatankuasa Sebut Harga

Boleh dilaksanakan secara fizikal, melalui 

a) Video Conferencing (VC), atau dalam

b) format hibrid.

2. Pelaksanaan Mesyuarat Secara VC atau Hibrid

Mesyuarat secara VC atau hibrid hendaklah mematuhi Garis Panduan Mesyuarat Pihak Berkuasa Melulus Berkaitan Perolehan Kerajaan Secara Dalam Talian seperti yang dinyatakan dalam Lampiran 3.

di dalam LAMPIRAN 3 ada senarai SEMAK DO'S AND DONT'S jadinya saya extract ini perkara yang boleh dan tak boleh 

PERKARA YANG DIBENARKAN:

1) Kehadiran Maya: Memastikan pegawai yang hadir secara maya berada di pejabat rasmi dan menggunakan rangkaian serta platform yang ditetapkan.

2) Jemputan Mesyuarat: Agensi hendaklah menghantar e-mel atau surat jemputan dengan pautan (link) ke persidangan kepada nama dan alamat yang dibenarkan sahaja seperti akaun e-mel rasmi Agensi.

3) Maklumat Login: Maklumat login (nombor ID, nombor dial, kata laluan) hendaklah dihantar berasingan dan kata laluan perlu kukuh serta mematuhi amalan keselamatan terbaik.

4) Kertas Taklimat: Kertas taklimat perlu diedarkan dalam bentuk PDF yang dikunci dengan kata laluan dan ditandakan dengan watermark. Kata laluan diberi melalui panggilan telefon atau mesej, bukan bersama emel.

5) Kehadiran Awal: Pengerusi dan semua ahli mesyuarat hendaklah berada dalam platform sidang video sekurang-kurangnya 30 minit sebelum mesyuarat dimulakan.

6) Notifikasi Lokasi: Urus setia hendaklah memastikan setiap Ahli Mesyuarat/Ahli Jemputan memberi notifikasi lokasi mereka semasa mesyuarat.

7) Peranti yang Sah: Pengerusi dan ahli mesyuarat hendaklah menggunakan peranti yang dibenarkan (desktop/laptop milik Kerajaan).

8) Kamera dan Background: Pengerusi mesti memastikan kamera semua ahli dipasang sepanjang mesyuarat tanpa sebarang tetapan latar maya.

9) Video Penuh Persekitaran: Semua ahli mesyuarat, pengerusi, dan urus setia hendaklah memaparkan video penuh persekitaran bilik mereka.

10) Rakaman Suara: Rakaman suara hanya dibenarkan untuk tujuan minit mesyuarat dan menggunakan alat rakaman rasmi Agensi sahaja.

11) Pengesahan Integrity Pact: Pengerusi hendaklah memastikan Integrity Pact ditandatangani dan dihantar kepada urus setia selepas mesyuarat.

12) Penggunaan Telefon Bimbit: Penggunaan telefon bimbit hanya dibenarkan dengan izin pengerusi dan untuk tujuan mendapatkan rujukan dan pengesahan sahaja.

13) Penggunaan Headset: Ahli mesyuarat digalakkan menggunakan headset untuk mengelakkan gangguan.

14) Pembentangan Urus Setia: Pembentangan perlu dilakukan sepenuhnya oleh urus setia mesyuarat; wakil agensi hanya dijemput jika diperlukan.

15) Pengeluaran Ahli Mencurigakan: Urus setia dengan izin pengerusi boleh mengeluarkan ahli mesyuarat yang mencurigakan semasa mesyuarat.

16) Pengendalian Dokumen Keputusan: Pengendalian dokumen keputusan mesyuarat harus mematuhi tatacara yang ditetapkan.

PERKARA YANG DILARANG:

1. Pegawai Tidak Berkaitan: Pegawai dari bahagian yang tidak berkaitan tidak boleh turut serta dalam mesyuarat.
2. Pautan Mesyuarat: Jangan berkongsi pautan mesyuarat atau maklumat login kepada pihak lain.
3. Tempat Tidak Terjamin: Ahli mesyuarat tidak dibenarkan menyertai dari rumah atau tempat yang tidak selamat.
4. Peranti Individu: Jangan gunakan telefon bimbit atau peranti peribadi untuk mesyuarat.
5. Rakaman Video: Rakaman video semasa mesyuarat adalah dilarang.
6. Penyebaran Maklumat Terperingkat: Jangan kongsikan maklumat mesyuarat kepada pihak lain tanpa kebenaran.

3. Lawatan Tapak / Mesyuarat Jawatankuasa Terkait Perolehan

Aktiviti yang dibenarkan dilaksanakan secara VC:

a) Lawatan tapak

b) Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian

c) Mesyuarat Spesifikasi / Terma Rujukan / Brif Projek

d) Mesyuarat Rundingan Harga

e) Mesyuarat Jawatankuasa Dalaman berkaitan Perolehan

Agensi hendaklah memastikan aplikasi VC yang digunakan mematuhi garis panduan keselamatan yang dikeluarkan oleh Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia (CGSO) atau Jabatan Digital Negara.