Pengurusan Aduan/Bantahan Perolehan Kerajaan

Bantahan Spesifikasi Jenama (Bukan FTA)

1. Peruntukan Dalam Dokumen:

   • Agensi mesti sediakan ruang dalam dokumen perolehan untuk pembekal buat bantahan bertulis jika spesifikasi mengarah kepada jenama tertentu.

2. Tempoh Bantahan:

   • Bantahan perlu dibuat dalam 10 hari selepas dokumen perolehan dijual. Bantahan lewat tidak akan diterima.

3. Jawatankuasa Bantahan:

   • Agensi perlu tubuhkan Jawatankuasa untuk menimbang bantahan.
   • Jawatankuasa dipengerusikan oleh wakil Agensi dan dua ahli berpengetahuan.
   • Jika bantahan berasas, perolehan dibatalkan dan ditender semula dengan spesifikasi yang baru.

Aduan Lain

• Untuk aduan lain yang tidak tertakluk kepada FTA, Agensi boleh ikut Garis Panduan Pengurusan Aduan atau cara yang sudah ada dalam Agensi.

Maklumat Keputusan Perolehan

11.1 Paparan Keputusan Perolehan

• Keputusan perolehan perlu dipaparkan di portal MyPROCUREMENT.
• Agensi juga boleh memaparkan keputusan tersebut di laman sesawang Agensi.

11.2 Butiran yang Perlu Ada dalam Paparan Keputusan Tender

Paparan keputusan tender mesti mengandungi maklumat berikut:

1. Perihal/Deskripsi Perolehan – Jenis perolehan (bekalan, perkhidmatan, kerja).
2. Nama dan Alamat Agensi – Agensi yang melaksanakan perolehan.
3. Nama dan Alamat Syarikat Berjaya – Syarikat yang dipilih.
4. Harga Setuju Terima / Nilai Kontrak – Nilai kontrak yang dipersetujui.
5. Tempoh Kontrak – Jangka masa kontrak dilaksanakan.
6. Tarikh Keputusan Perolehan – Tarikh keputusan dibuat.
7. Kaedah Perolehan – Kaedah yang digunakan untuk perolehan (tender terbuka, rundingan, dll).

Pelaksanaan Taklimat Lawatan Tapak/Mesyuarat Jawatankuasa Perolehan Secara Video Conferencing (VC):

1. Mesyuarat Lembaga Perolehan dan Jawatankuasa Sebut Harga

Boleh dilaksanakan secara fizikal, melalui 

a) Video Conferencing (VC), atau dalam

b) format hibrid.

2. Pelaksanaan Mesyuarat Secara VC atau Hibrid

Mesyuarat secara VC atau hibrid hendaklah mematuhi Garis Panduan Mesyuarat Pihak Berkuasa Melulus Berkaitan Perolehan Kerajaan Secara Dalam Talian seperti yang dinyatakan dalam Lampiran 3.

di dalam LAMPIRAN 3 ada senarai SEMAK DO'S AND DONT'S jadinya saya extract ini perkara yang boleh dan tak boleh 

PERKARA YANG DIBENARKAN:

1) Kehadiran Maya: Memastikan pegawai yang hadir secara maya berada di pejabat rasmi dan menggunakan rangkaian serta platform yang ditetapkan.

2) Jemputan Mesyuarat: Agensi hendaklah menghantar e-mel atau surat jemputan dengan pautan (link) ke persidangan kepada nama dan alamat yang dibenarkan sahaja seperti akaun e-mel rasmi Agensi.

3) Maklumat Login: Maklumat login (nombor ID, nombor dial, kata laluan) hendaklah dihantar berasingan dan kata laluan perlu kukuh serta mematuhi amalan keselamatan terbaik.

4) Kertas Taklimat: Kertas taklimat perlu diedarkan dalam bentuk PDF yang dikunci dengan kata laluan dan ditandakan dengan watermark. Kata laluan diberi melalui panggilan telefon atau mesej, bukan bersama emel.

5) Kehadiran Awal: Pengerusi dan semua ahli mesyuarat hendaklah berada dalam platform sidang video sekurang-kurangnya 30 minit sebelum mesyuarat dimulakan.

6) Notifikasi Lokasi: Urus setia hendaklah memastikan setiap Ahli Mesyuarat/Ahli Jemputan memberi notifikasi lokasi mereka semasa mesyuarat.

7) Peranti yang Sah: Pengerusi dan ahli mesyuarat hendaklah menggunakan peranti yang dibenarkan (desktop/laptop milik Kerajaan).

8) Kamera dan Background: Pengerusi mesti memastikan kamera semua ahli dipasang sepanjang mesyuarat tanpa sebarang tetapan latar maya.

9) Video Penuh Persekitaran: Semua ahli mesyuarat, pengerusi, dan urus setia hendaklah memaparkan video penuh persekitaran bilik mereka.

10) Rakaman Suara: Rakaman suara hanya dibenarkan untuk tujuan minit mesyuarat dan menggunakan alat rakaman rasmi Agensi sahaja.

11) Pengesahan Integrity Pact: Pengerusi hendaklah memastikan Integrity Pact ditandatangani dan dihantar kepada urus setia selepas mesyuarat.

12) Penggunaan Telefon Bimbit: Penggunaan telefon bimbit hanya dibenarkan dengan izin pengerusi dan untuk tujuan mendapatkan rujukan dan pengesahan sahaja.

13) Penggunaan Headset: Ahli mesyuarat digalakkan menggunakan headset untuk mengelakkan gangguan.

14) Pembentangan Urus Setia: Pembentangan perlu dilakukan sepenuhnya oleh urus setia mesyuarat; wakil agensi hanya dijemput jika diperlukan.

15) Pengeluaran Ahli Mencurigakan: Urus setia dengan izin pengerusi boleh mengeluarkan ahli mesyuarat yang mencurigakan semasa mesyuarat.

16) Pengendalian Dokumen Keputusan: Pengendalian dokumen keputusan mesyuarat harus mematuhi tatacara yang ditetapkan.

PERKARA YANG DILARANG:

1. Pegawai Tidak Berkaitan: Pegawai dari bahagian yang tidak berkaitan tidak boleh turut serta dalam mesyuarat.
2. Pautan Mesyuarat: Jangan berkongsi pautan mesyuarat atau maklumat login kepada pihak lain.
3. Tempat Tidak Terjamin: Ahli mesyuarat tidak dibenarkan menyertai dari rumah atau tempat yang tidak selamat.
4. Peranti Individu: Jangan gunakan telefon bimbit atau peranti peribadi untuk mesyuarat.
5. Rakaman Video: Rakaman video semasa mesyuarat adalah dilarang.
6. Penyebaran Maklumat Terperingkat: Jangan kongsikan maklumat mesyuarat kepada pihak lain tanpa kebenaran.

3. Lawatan Tapak / Mesyuarat Jawatankuasa Terkait Perolehan

Aktiviti yang dibenarkan dilaksanakan secara VC:

a) Lawatan tapak

b) Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian

c) Mesyuarat Spesifikasi / Terma Rujukan / Brif Projek

d) Mesyuarat Rundingan Harga

e) Mesyuarat Jawatankuasa Dalaman berkaitan Perolehan

Agensi hendaklah memastikan aplikasi VC yang digunakan mematuhi garis panduan keselamatan yang dikeluarkan oleh Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia (CGSO) atau Jabatan Digital Negara.

 Pengiklanan Perolehan

Pengiklanan Umum:

• Semua pelawaan perolehan kerajaan mesti diiklankan di MyPROCUREMENT dan boleh juga di laman sesawang agensi.
• Iklan perolehan tertakluk kepada FTA (Free Trade Agreements) perlu mengikut format tertentu, seperti contoh "FTA(CPTPP)" diikuti dengan tajuk dan deskripsi perolehan.

Tempoh Pengiklanan:

• Iklan tender perlu ditayangkan sekurang-kurangnya 21 hari untuk perolehan tidak tertakluk FTA, dan 40 hari untuk perolehan yang tertakluk FTA atau tender antarabangsa.
• Tempoh iklan boleh dilanjutkan dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan, manakala pemendekan tempoh iklan memerlukan kelulusan dari Kementerian Kewangan.

Kandungan Iklan Perolehan:

Iklan perlu jelas dan menyatakan perkara seperti:

• Nama, alamat, e-mel pegawai agensi yang mempelawa.
• Tajuk, jenis perolehan (sebut harga, tender terbuka, etc.).
• Harga dokumen, tempoh kontrak, syarat kelayakan pembida.
• Maklumat taklimat/lawatan tapak, jika ada.
• Keutamaan harga (jika ada), kehadiran lawatan tapak (termasuk kehadiran pegawai syarikat yang diluluskan).
• Program offset, kolaborasi industri dan syarat kelayakan seperti pendaftaran dengan Kementerian Kewangan atau CIDB.

Perolehan Tempatan dan FTA:

• Untuk perolehan bekalan, jika tiada pembuat tempatan, ia harus dipelawa di kalangan pembekal sahaja. Perolehan tidak boleh dipelawa serentak antara pembekal dan pembuat tempatan (kecuali tertakluk FTA).

Prosedur Tutup Tawaran:

• Waktu tutup adalah pada 12.00 tengah hari, dan tawaran lewat tidak akan dipertimbangkan. Tawaran lewat perlu ditandakan “Tawaran Lewat” dan tidak dibuka atau dinilai.

 Nota Ringkas Spesifikasi, Skop Kerja, dan Harga Indikatif Jabatan

1. Spesifikasi dan Skop Kerja:

• Spesifikasi dan skop kerja perlu dimasukkan dalam dokumen pelawaan, merangkumi keperluan yang tidak dinyatakan dalam lukisan atau dokumen lain.
• Spesifikasi Piawai JKR mesti digunakan bersama addendum (tambahan) untuk keperluan khusus yang tidak ada dalam spesifikasi piawai.

Harga Indikatif Jabatan:

Penyediaan Harga Indikatif:

• Agensi perlu menyediakan harga indikatif Jabatan secara keseluruhan untuk setiap perolehan dan masukkan ke dalam dokumen pelawaan.
• Harga indikatif terperinci mengikut setiap item atau skop mesti dimasukkan ke dalam peti tawaran sebelum tarikh tutup pelawaan.

Kriteria Penetapan Harga Indikatif:

• Harga indikatif perlu berdasarkan harga pasaran semasa, termasuk kos pengendalian, pengangkutan, upah (jika ada), dan margin keuntungan yang munasabah.
• Cukai Jualan/Cukai Perkhidmatan tidak termasuk dalam harga indikatif Jabatan, tetapi diambil kira dalam anggaran peruntukan Jabatan.

Perolehan yang Sukar Menentukan Harga Indikatif:

• Untuk perolehan yang sukar ditentukan harga indikatif, anggaran boleh dibuat berdasarkan harga pasaran terkini atau kontrak terdahulu yang relevan, dengan mengambil kira inflasi.

Harga Indikatif untuk Kerja:

• Untuk perolehan kerja, Jadual Kadar Kerja tidak boleh digunakan dalam penetapan harga indikatif Jabatan, kerana ia khusus untuk kerja kecil berdasarkan undian/requisition.

Dengan ringkas, spesifikasi dan skop kerja menentukan keperluan kontrak yang lebih terperinci, 

sementara harga indikatif Jabatan perlu realistik dan berdasarkan harga pasaran semasa.

DISCLAIMER: INI ADALAH NOTA SAYA SEBAGAI PEGAWAI PEROLEHAN KERAJAAN. SEBARANG DECISION BETUL/SALAH TUAN/PUAN BUAT UNTUK MELAKUKAN PEKERJAAN BASE ON MY NOTA ADALAH BUKAN DI BAWAH TANGGUNGJAWAB SAYA. JIKA ADA KESALAHAN DALAM NOTA SAYA BOLEH KOMEN DAN SAYA AKAN BETULKAN. SEMOGA NOTA INI BERGUNA UNTUK MASA DEPAN TUAN/PUAN/KITA BERSAMA

1. Pelantikan Urus Setia:

a. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan perlu melantik urus setia perolehan secara bertulis untuk menguruskan dan menyelaraskan proses perolehan.

2. Tugas dan Tanggungjawab Urus Setia:

a. Perancangan dan Penyediaan Dokumen:

i. Menguruskan perancangan awal dan jadual perolehan.

ii. Menyediakan dokumen perolehan dan memastikan ia lengkap dan sah.

iii. Menyelenggara daftar perolehan yang dilaksanakan.

b. Penyemakan dan Pengurusan Iklan:

i. Memastikan notis pelawaan dipaparkan di Portal MyPROCUREMENT, sistem eP, atau laman web Agensi.

ii. Mengunci masuk maklumat perolehan dalam Sistem MyGPIS jika perlu.

c. Pendaftaran dan Kepatuhan Syarikat:

i. Memastikan syarikat yang terlibat berdaftar dengan Kementerian Kewangan, CIDB, dan memenuhi syarat perolehan.

ii. Memastikan pelawaan hanya dilakukan untuk pembuat tempatan jika barang buatan tempatan diperlukan.

d. Penubuhan Jawatankuasa:

i. Menguruskan pelantikan jawatankuasa untuk kelulusan spesifikasi, pembukaan tawaran, dan penilaian kewangan/teknikal.

e. Penyediaan dan Penyimpanan Dokumen:

i. Memastikan semua dokumen perolehan disediakan dan disimpan dengan selamat, termasuk peti tawaran dan bilik perolehan.

ii. Menyemak dan memastikan dokumen tawaran lengkap dan mengikut peraturan.

f. Pengurusan Tawaran:

i. Menutup peti tawaran pada masa yang ditetapkan.

ii. Mengatur pembukaan tawaran dan mesyuarat penilaian.

g. Proses Penilaian dan Keputusan:

i. Menyediakan kertas taklimat untuk PBM (Pihak Berkuasa Melulus).

ii. Memastikan keputusan diambil dan ahli PBM menandatangani keputusan tersebut.

h. Keselamatan dan Pengurusan Maklumat:

i. Menjaga keselamatan peti tawaran dan dokumen.

ii. Memastikan dokumen dan maklumat sensitif dijaga dengan teliti mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972.

i. Penyampaian Keputusan:

i. Memaklumkan keputusan kepada pihak terlibat dan memaparkan maklumat syarikat berjaya di sistem Agensi.

ii. Mengeluarkan SST kepada syarikat berjaya setelah status pendaftaran disahkan.

j. Kontrak dan Penyelesaian Aduan:

i. Memastikan kontrak ditandatangani dalam tempoh yang ditetapkan.

ii. Melaksanakan tugas sebagai Panel Semakan untuk aduan atau bantahan mengikut prosedur yang ditetapkan.

Dengan ringkasnya, spesifikasi perolehan perlu telus, berlandaskan prinsip yang adil, dan mengutamakan kualiti serta kepentingan keselamatan dan perlindungan alam sekitar.

Bekalan dan Perkhidmatan

1. Dasar dan Peraturan:

a. Spesifikasi perlu mengikut dasar semasa (barang buatan tempatan, perolehan hijau, dsb).

b. Barang import hanya dibenarkan jika tiada sumber dalam negeri.

c. Untuk negara ahli FTA, spesifikasi perlu mengikut prinsip layanan sama rata, tanpa menekankan barang tempatan.

2. Kajian Pasaran:

a. Agensi perlu melakukan kajian pasaran sebelum menyediakan spesifikasi.

3. Kriteria Kewangan:

a. Kuantiti, harga, kos penghantaran perlu dinyatakan dengan jelas.

4. Kriteria Penilaian:

a. Penilaian spesifikasi teknikal perlu jelas, tanpa menyebut nama syarikat atau tanda pengenalan dalam tawaran teknikal.

5. Jenis Spesifikasi:

a. Fungsi: Menyatakan fungsi bahan/produk tanpa menetapkan bahan atau ukuran tertentu.

b. Prestasi: Menyatakan prestasi yang diinginkan, dengan piawaian agensi untuk memastikan kualiti.

c. Teknikal: Menyatakan keperluan terperinci (contoh: reka bentuk, ukuran, bahan, dsb).

6. Gabungan Ciri Spesifikasi:

a. Gabungan ketiga-tiga jenis spesifikasi dibenarkan, dengan penekanan pada prestasi dan fungsi.

7. Larangan Terhadap Jenama atau Model Tertentu:

a. Tidak dibenarkan spesifikasi ke arah jenama/model tertentu kecuali jika diperlukan untuk keserasian atau produk khusus.

b. Untuk alat ganti atau barang pakai habis, jenama atau model boleh dinyatakan.

8. Piawaian:

a. Spesifikasi perlu memenuhi piawaian Malaysia atau piawaian antarabangsa yang diiktiraf.

b. Jika tiada piawaian, agensi perlu memastikan barang selamat dan sesuai digunakan.

9. Maklumat Sensitif:

a. Penyediaan spesifikasi mesti mengelakkan pendedahan maklumat sulit kerajaan yang boleh menjejaskan keselamatan negara.

10. Peraturan ICT:

a. Perolehan berkaitan ICT perlu merujuk kepada dasar Jabatan Digital Negara.

b. Peralatan ICT perlu kelulusan Jabatan Digital Negara (kecuali komputer stand-alone).

11. Perlindungan Alam Sekitar & Sumber Asli:

a. Agensi boleh menetapkan spesifikasi untuk melindungi alam sekitar dan sumber asli.

12. Maklumat Sensitif Kerajaan:

a. Spesifikasi boleh ditetapkan untuk melindungi maklumat sensitif kerajaan, terutama yang berkaitan dengan penyimpanan dan pemprosesan maklumat di luar negara.