1. Pelantikan Urus Setia:

a. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan perlu melantik urus setia perolehan secara bertulis untuk menguruskan dan menyelaraskan proses perolehan.

2. Tugas dan Tanggungjawab Urus Setia:

a. Perancangan dan Penyediaan Dokumen:

i. Menguruskan perancangan awal dan jadual perolehan.

ii. Menyediakan dokumen perolehan dan memastikan ia lengkap dan sah.

iii. Menyelenggara daftar perolehan yang dilaksanakan.

b. Penyemakan dan Pengurusan Iklan:

i. Memastikan notis pelawaan dipaparkan di Portal MyPROCUREMENT, sistem eP, atau laman web Agensi.

ii. Mengunci masuk maklumat perolehan dalam Sistem MyGPIS jika perlu.

c. Pendaftaran dan Kepatuhan Syarikat:

i. Memastikan syarikat yang terlibat berdaftar dengan Kementerian Kewangan, CIDB, dan memenuhi syarat perolehan.

ii. Memastikan pelawaan hanya dilakukan untuk pembuat tempatan jika barang buatan tempatan diperlukan.

d. Penubuhan Jawatankuasa:

i. Menguruskan pelantikan jawatankuasa untuk kelulusan spesifikasi, pembukaan tawaran, dan penilaian kewangan/teknikal.

e. Penyediaan dan Penyimpanan Dokumen:

i. Memastikan semua dokumen perolehan disediakan dan disimpan dengan selamat, termasuk peti tawaran dan bilik perolehan.

ii. Menyemak dan memastikan dokumen tawaran lengkap dan mengikut peraturan.

f. Pengurusan Tawaran:

i. Menutup peti tawaran pada masa yang ditetapkan.

ii. Mengatur pembukaan tawaran dan mesyuarat penilaian.

g. Proses Penilaian dan Keputusan:

i. Menyediakan kertas taklimat untuk PBM (Pihak Berkuasa Melulus).

ii. Memastikan keputusan diambil dan ahli PBM menandatangani keputusan tersebut.

h. Keselamatan dan Pengurusan Maklumat:

i. Menjaga keselamatan peti tawaran dan dokumen.

ii. Memastikan dokumen dan maklumat sensitif dijaga dengan teliti mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972.

i. Penyampaian Keputusan:

i. Memaklumkan keputusan kepada pihak terlibat dan memaparkan maklumat syarikat berjaya di sistem Agensi.

ii. Mengeluarkan SST kepada syarikat berjaya setelah status pendaftaran disahkan.

j. Kontrak dan Penyelesaian Aduan:

i. Memastikan kontrak ditandatangani dalam tempoh yang ditetapkan.

ii. Melaksanakan tugas sebagai Panel Semakan untuk aduan atau bantahan mengikut prosedur yang ditetapkan.

Dengan ringkasnya, spesifikasi perolehan perlu telus, berlandaskan prinsip yang adil, dan mengutamakan kualiti serta kepentingan keselamatan dan perlindungan alam sekitar.