Pengiklanan Perolehan

Pengiklanan Umum:

• Semua pelawaan perolehan kerajaan mesti diiklankan di MyPROCUREMENT dan boleh juga di laman sesawang agensi.
• Iklan perolehan tertakluk kepada FTA (Free Trade Agreements) perlu mengikut format tertentu, seperti contoh "FTA(CPTPP)" diikuti dengan tajuk dan deskripsi perolehan.

Tempoh Pengiklanan:

• Iklan tender perlu ditayangkan sekurang-kurangnya 21 hari untuk perolehan tidak tertakluk FTA, dan 40 hari untuk perolehan yang tertakluk FTA atau tender antarabangsa.
• Tempoh iklan boleh dilanjutkan dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan, manakala pemendekan tempoh iklan memerlukan kelulusan dari Kementerian Kewangan.

Kandungan Iklan Perolehan:

Iklan perlu jelas dan menyatakan perkara seperti:

• Nama, alamat, e-mel pegawai agensi yang mempelawa.
• Tajuk, jenis perolehan (sebut harga, tender terbuka, etc.).
• Harga dokumen, tempoh kontrak, syarat kelayakan pembida.
• Maklumat taklimat/lawatan tapak, jika ada.
• Keutamaan harga (jika ada), kehadiran lawatan tapak (termasuk kehadiran pegawai syarikat yang diluluskan).
• Program offset, kolaborasi industri dan syarat kelayakan seperti pendaftaran dengan Kementerian Kewangan atau CIDB.

Perolehan Tempatan dan FTA:

• Untuk perolehan bekalan, jika tiada pembuat tempatan, ia harus dipelawa di kalangan pembekal sahaja. Perolehan tidak boleh dipelawa serentak antara pembekal dan pembuat tempatan (kecuali tertakluk FTA).

Prosedur Tutup Tawaran:

• Waktu tutup adalah pada 12.00 tengah hari, dan tawaran lewat tidak akan dipertimbangkan. Tawaran lewat perlu ditandakan “Tawaran Lewat” dan tidak dibuka atau dinilai.

 Nota Ringkas Spesifikasi, Skop Kerja, dan Harga Indikatif Jabatan

1. Spesifikasi dan Skop Kerja:

• Spesifikasi dan skop kerja perlu dimasukkan dalam dokumen pelawaan, merangkumi keperluan yang tidak dinyatakan dalam lukisan atau dokumen lain.
• Spesifikasi Piawai JKR mesti digunakan bersama addendum (tambahan) untuk keperluan khusus yang tidak ada dalam spesifikasi piawai.

Harga Indikatif Jabatan:

Penyediaan Harga Indikatif:

• Agensi perlu menyediakan harga indikatif Jabatan secara keseluruhan untuk setiap perolehan dan masukkan ke dalam dokumen pelawaan.
• Harga indikatif terperinci mengikut setiap item atau skop mesti dimasukkan ke dalam peti tawaran sebelum tarikh tutup pelawaan.

Kriteria Penetapan Harga Indikatif:

• Harga indikatif perlu berdasarkan harga pasaran semasa, termasuk kos pengendalian, pengangkutan, upah (jika ada), dan margin keuntungan yang munasabah.
• Cukai Jualan/Cukai Perkhidmatan tidak termasuk dalam harga indikatif Jabatan, tetapi diambil kira dalam anggaran peruntukan Jabatan.

Perolehan yang Sukar Menentukan Harga Indikatif:

• Untuk perolehan yang sukar ditentukan harga indikatif, anggaran boleh dibuat berdasarkan harga pasaran terkini atau kontrak terdahulu yang relevan, dengan mengambil kira inflasi.

Harga Indikatif untuk Kerja:

• Untuk perolehan kerja, Jadual Kadar Kerja tidak boleh digunakan dalam penetapan harga indikatif Jabatan, kerana ia khusus untuk kerja kecil berdasarkan undian/requisition.

Dengan ringkas, spesifikasi dan skop kerja menentukan keperluan kontrak yang lebih terperinci, 

sementara harga indikatif Jabatan perlu realistik dan berdasarkan harga pasaran semasa.

DISCLAIMER: INI ADALAH NOTA SAYA SEBAGAI PEGAWAI PEROLEHAN KERAJAAN. SEBARANG DECISION BETUL/SALAH TUAN/PUAN BUAT UNTUK MELAKUKAN PEKERJAAN BASE ON MY NOTA ADALAH BUKAN DI BAWAH TANGGUNGJAWAB SAYA. JIKA ADA KESALAHAN DALAM NOTA SAYA BOLEH KOMEN DAN SAYA AKAN BETULKAN. SEMOGA NOTA INI BERGUNA UNTUK MASA DEPAN TUAN/PUAN/KITA BERSAMA

1. Pelantikan Urus Setia:

a. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan perlu melantik urus setia perolehan secara bertulis untuk menguruskan dan menyelaraskan proses perolehan.

2. Tugas dan Tanggungjawab Urus Setia:

a. Perancangan dan Penyediaan Dokumen:

i. Menguruskan perancangan awal dan jadual perolehan.

ii. Menyediakan dokumen perolehan dan memastikan ia lengkap dan sah.

iii. Menyelenggara daftar perolehan yang dilaksanakan.

b. Penyemakan dan Pengurusan Iklan:

i. Memastikan notis pelawaan dipaparkan di Portal MyPROCUREMENT, sistem eP, atau laman web Agensi.

ii. Mengunci masuk maklumat perolehan dalam Sistem MyGPIS jika perlu.

c. Pendaftaran dan Kepatuhan Syarikat:

i. Memastikan syarikat yang terlibat berdaftar dengan Kementerian Kewangan, CIDB, dan memenuhi syarat perolehan.

ii. Memastikan pelawaan hanya dilakukan untuk pembuat tempatan jika barang buatan tempatan diperlukan.

d. Penubuhan Jawatankuasa:

i. Menguruskan pelantikan jawatankuasa untuk kelulusan spesifikasi, pembukaan tawaran, dan penilaian kewangan/teknikal.

e. Penyediaan dan Penyimpanan Dokumen:

i. Memastikan semua dokumen perolehan disediakan dan disimpan dengan selamat, termasuk peti tawaran dan bilik perolehan.

ii. Menyemak dan memastikan dokumen tawaran lengkap dan mengikut peraturan.

f. Pengurusan Tawaran:

i. Menutup peti tawaran pada masa yang ditetapkan.

ii. Mengatur pembukaan tawaran dan mesyuarat penilaian.

g. Proses Penilaian dan Keputusan:

i. Menyediakan kertas taklimat untuk PBM (Pihak Berkuasa Melulus).

ii. Memastikan keputusan diambil dan ahli PBM menandatangani keputusan tersebut.

h. Keselamatan dan Pengurusan Maklumat:

i. Menjaga keselamatan peti tawaran dan dokumen.

ii. Memastikan dokumen dan maklumat sensitif dijaga dengan teliti mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972.

i. Penyampaian Keputusan:

i. Memaklumkan keputusan kepada pihak terlibat dan memaparkan maklumat syarikat berjaya di sistem Agensi.

ii. Mengeluarkan SST kepada syarikat berjaya setelah status pendaftaran disahkan.

j. Kontrak dan Penyelesaian Aduan:

i. Memastikan kontrak ditandatangani dalam tempoh yang ditetapkan.

ii. Melaksanakan tugas sebagai Panel Semakan untuk aduan atau bantahan mengikut prosedur yang ditetapkan.

Dengan ringkasnya, spesifikasi perolehan perlu telus, berlandaskan prinsip yang adil, dan mengutamakan kualiti serta kepentingan keselamatan dan perlindungan alam sekitar.

Bekalan dan Perkhidmatan

1. Dasar dan Peraturan:

a. Spesifikasi perlu mengikut dasar semasa (barang buatan tempatan, perolehan hijau, dsb).

b. Barang import hanya dibenarkan jika tiada sumber dalam negeri.

c. Untuk negara ahli FTA, spesifikasi perlu mengikut prinsip layanan sama rata, tanpa menekankan barang tempatan.

2. Kajian Pasaran:

a. Agensi perlu melakukan kajian pasaran sebelum menyediakan spesifikasi.

3. Kriteria Kewangan:

a. Kuantiti, harga, kos penghantaran perlu dinyatakan dengan jelas.

4. Kriteria Penilaian:

a. Penilaian spesifikasi teknikal perlu jelas, tanpa menyebut nama syarikat atau tanda pengenalan dalam tawaran teknikal.

5. Jenis Spesifikasi:

a. Fungsi: Menyatakan fungsi bahan/produk tanpa menetapkan bahan atau ukuran tertentu.

b. Prestasi: Menyatakan prestasi yang diinginkan, dengan piawaian agensi untuk memastikan kualiti.

c. Teknikal: Menyatakan keperluan terperinci (contoh: reka bentuk, ukuran, bahan, dsb).

6. Gabungan Ciri Spesifikasi:

a. Gabungan ketiga-tiga jenis spesifikasi dibenarkan, dengan penekanan pada prestasi dan fungsi.

7. Larangan Terhadap Jenama atau Model Tertentu:

a. Tidak dibenarkan spesifikasi ke arah jenama/model tertentu kecuali jika diperlukan untuk keserasian atau produk khusus.

b. Untuk alat ganti atau barang pakai habis, jenama atau model boleh dinyatakan.

8. Piawaian:

a. Spesifikasi perlu memenuhi piawaian Malaysia atau piawaian antarabangsa yang diiktiraf.

b. Jika tiada piawaian, agensi perlu memastikan barang selamat dan sesuai digunakan.

9. Maklumat Sensitif:

a. Penyediaan spesifikasi mesti mengelakkan pendedahan maklumat sulit kerajaan yang boleh menjejaskan keselamatan negara.

10. Peraturan ICT:

a. Perolehan berkaitan ICT perlu merujuk kepada dasar Jabatan Digital Negara.

b. Peralatan ICT perlu kelulusan Jabatan Digital Negara (kecuali komputer stand-alone).

11. Perlindungan Alam Sekitar & Sumber Asli:

a. Agensi boleh menetapkan spesifikasi untuk melindungi alam sekitar dan sumber asli.

12. Maklumat Sensitif Kerajaan:

a. Spesifikasi boleh ditetapkan untuk melindungi maklumat sensitif kerajaan, terutama yang berkaitan dengan penyimpanan dan pemprosesan maklumat di luar negara.

Nota ini memudahkan pemahaman tentang pembentukan dan tanggungjawab Jawatankuasa Spesifikasi dalam memastikan perolehan kerajaan dilaksanakan secara profesional dan berintegriti.

4. Penyediaan Spesifikasi

4. 1. Kepentingan Spesifikasi

1. Panduan kepada pembida untuk memenuhi kehendak agensi.
2. Spesifikasi perlu lengkap, jelas, dan mudah difahami.

a. Sekurang-kurangnya 3 orang.

b. Ahli mesti berkelayakan, termasuk wakil dari agensi lain jika perlu.

c. Pengerusi: Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional.

d. Setiausaha: Bukan dari kalangan ahli jawatankuasa.

e. Ahli boleh termasuk pegawai kewangan untuk membantu kriteria penilaian. 

 2. Pelantikan: Dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan.

a. Spesifikasi lengkap untuk perolehan.

b. Senarai semak pematuhan.

c. Kriteria, skema, dan skor pemarkahan (teknikal & kewangan).

a. Tidak boleh mendapatkan nasihat daripada pembekal.

b. Tidak boleh menggunakan spesifikasi disediakan pembekal.

a. Isytihar kepentingan secara bertulis.

b. Tarik diri daripada jawatankuasa.

SAMBUNGAN DARIPADA PEMBELAJARAN PEROLEHAN SAYA. INI ADALAH NOTA RINGKAS UNTUK RUJUKAN SAYA KEMUDIAN HARI 

Perancangan Perolehan Tahunan (PPT) 

 3. Definisi dan Tujuan PPT

3.1 PPT: Perancangan tahunan bagi perolehan yang dirancang oleh agensi.

• Agensi wajib merancang perolehan tahunan (annual procurement) bagi perolehan yang akan dilaksanakan bagi tahun berikutnya dan 
• mengemukakan maklumat perancangan perolehan untuk semua kaedah perolehan kepada Kementerian Kewangan. 
• PPT yang wajib disediakan membantu Agensi melaksanakan perolehan dengan terancang dan teratur serta mengelakkan amalan berbelanja di penghujung tahun atau di saat-saat akhir.

Tujuan:

• Meningkatkan ketelusan.
• Memastikan perolehan teratur dan berhemah.
• Mengelakkan kelewatan, salah guna kuasa, dan pembaziran.
• Memberi peluang awal kepada pembekal dan kontraktor.

a. Ketelusan dalam perolehan kerajaan.

b. Perancangan sistematik dan teliti.

c. Memantau perolehan untuk mengelak kelewatan dan salah laku.

d. Memastikan pematuhan kepada peraturan perolehan.

e. Mengelakkan perbelanjaan di saat akhir.

f. Mengoptimumkan perbelanjaan dan elak shortfall.

g. Memberi makluman awal kepada pembekal.

i. Perihal perolehan.

ii. Kategori perolehan.

iii. Kaedah perolehan.

iv. Jangkaan tarikh pelawaan.

v. Maklumat PTJ.

vi. Lain-lain maklumat berkaitan.

Nota Ringkas Mengenai Perjanjian Perdagangan Bebas (FTA) Malaysia - DARI LAMAN WEB MATRADE

Peranan FTA:

1. Pendahuluan

1. Tatacara Perolehan:

   • Mengandungi peraturan am berkaitan perolehan.
   • Peraturan khusus akan dinyatakan dalam pekeliling berkaitan.

2. Tanggungjawab Agensi:

• Pastikan semua proses perolehan (pra-perolehan, semasa, dan pasca perolehan) dilaksanakan dengan betul dan teratur.

Kadar dan Contoh Pengiraan Bon Pelaksanaan untuk Kontrak Bekalan dan Perkhidmatan

Bon pelaksanaan adalah satu bentuk jaminan kewangan yang perlu disediakan oleh kontraktor untuk menjamin pelaksanaan kontrak dengan penuh tanggungjawab. Kadar bon pelaksanaan biasanya bergantung kepada nilai kontrak dan tempoh kontrak yang dipersetujui. Di bawah adalah perincian kadar bon pelaksanaan serta cara pengiraan berdasarkan nilai kontrak dan tempoh perkhidmatan.

Kadar Bon Pelaksanaan (BANK GUARANTEE)

1. Kontrak Bekalan dan Perkhidmatan Bernilai RM200,000 hingga RM500,000
   Kadar bon pelaksanaan: 2.5% daripada nilai kontrak.

2. Kontrak Bekalan dan Perkhidmatan Bernilai RM500,000 ke atas
   Kadar bon pelaksanaan: 5% daripada nilai kontrak.

3. Untuk Kontrak Bekalan dan Perkhidmatan yang Bermasa 2 Tahun atau Lebih
   Peratus dan jumlah bon pelaksanaan dikira berdasarkan anggaran nilai kontrak setahun sahaja, walaupun bon tersebut perlu meliputi keseluruhan tempoh kontrak yang lebih panjang.